Nach den rechtlichen Rahmenbedingungen für Betriebsprüfer muss eine Buchführung immer ordnungsgemäß sein. Ist das nicht der Fall, besteht die Gefahr, dass der Gewinn geschätzt wird.

Obwohl die Regelungen klar sind, kommen Schätzungen in der Praxis dennoch immer wieder vor. Das Bundesfinanzministerium hat schon im November 2014 die Grundsätze für ordnungsgemäße Buchführung verschärft, sodass die Gefahr von Schätzungen nicht gesunken ist, sondern sogar steigen könnte. Jetzt wird nämlich auch der Faktor Zeit zum Kriterium.

Wer seine Buchhaltungsunterlagen über Monate einfach nur sammelt – auch wenn diese in Ordnung sind, wird mit einem Betriebsprüfer nicht mehr viel diskutieren können. Denn es heißt in dem Schreiben des BMF eindeutig, dass jeder Geschäftsvorfall „zeitnah“ erfasst werden muss, sprich möglichst unmittelbar nach dessen Entstehung. Darüber hinaus sind Geschäftsvorfälle laufend zu buchen.

Hier werden klare Worte gesprochen: „Es widerspricht dem Wesen der kaufmännischen Buchführung, sich zunächst auf die Sammlung von Belegen zu beschränken und nach Ablauf einer langen Zeit aufgrund dieser Belege die Geschäftsvorfälle einzutragen.“

Aus Sicht des BMF gelten folgende Fristen als zeitnah:

• Kassenbewegungen sollen täglich festgehalten werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 Abgabenordnung) 
• „normale“ Geschäftsvorfälle innerhalb von 10 Tagen (BFH, Urteil vom 2. Oktober 1968) 

BMF, Schreiben vom 14. November 2014, Az. IV A 4 – S 0316/13/10003